Chaque situation est particulière. Le chercheur ou la chercheure qui croit qu'une situation réelle, potentielle ou apparente de conflit d'intérêts le concerne doit la déclarer sans délai au responsable de son unité administrative ou à son supérieur hiérarchique. Ensemble, ces personnes conviendront de la façon dont il convient de gérer le conflit ou l'apparence de conflit d'intérêts. Dans certaines circonstances, il conviendra d'informer le vice-recteur à la recherche et à la création de la situation.

Étape 1
Saisie sur le Système d'information de la recherche à l'Université Laval (SIRUL) des projets de recherche faisant l'objet d'une demande de subvention, des projets de recherche de nature contractuelle et également, saisie des projets non subventionnés, tant ceux qui se réalisent à l'Université que ceux qui se réalisent en dehors de ses murs, mais qui demeurent sous la responsabilité de l'Université.

Étape 2
Communication du Vice-rectorat à la recherche et à la création avec le chercheur, par courrier électronique le cas échéant, afin :

• de l'informer sommairement des normes applicables à la recherche :
  • impliquant des sujets humains;
  • impliquant des animaux;
  • comportant des risques biologiques ou environnementaux;
  • faisant usage de substances chimiques;
  • faisant usage de substances radioactives.
• de l'informer de ses responsabilités premières en cette matière.
• de lui demander de compléter le formulaire transmis par voie électronique intitulé : «Déclaration de conformité déontologique en recherche», en répondant à chacune des cinq questions visant chacun des cinq points susmentionnés. (Le chercheur doit obligatoirement répondre aux cinq questions par un «oui» ou un «non». Une question qui demeure sans réponse empêche l'envoi du formulaire.)
• de retourner enfin cette déclaration par courrier électronique ou à défaut, par tout autre moyen plus usuel.

Un chercheur qui néglige de retourner sa déclaration reçoit un rappel quinze jours après la date d'expédition du premier message et un avis est également expédié au responsable de la recherche de sa faculté afin de le prier d'intervenir. Au-delà des quinze jours, le chercheur reçoit un dernier rappel si les fonds soient octroyés. La déclaration intégrale du chercheur est conservée dans le système, de manière à pouvoir y référer le cas échéant.

Étape 3
Sur réception d'une déclaration en tout point négative, le chercheur reçoit un nouveau message accusant réception de sa déclaration et lui indiquant qu'il peut donc poursuivre son projet sans autre formalité. Le Service des finances est dès lors avisé de rendre les fonds accessibles.
Sur réception d'une déclaration affirmative sur l'un ou l'autre des cinq points mentionnés au formulaire, le Vice-rectorat à la recherche et à la création :

• Transmet un nouveau message au chercheur :
  • pour l’informer qu’il est responsable de faire les démarches nécessaires auprès du comité concerné:
  • pour lui demander de prendre connaissance des renseignements utiles et de compléter le cas échéant les formulaires de demande d'autorisation appropriés;
  • pour lui donner également toute l'information pertinente au sujet du comité concerné et lui faire part de la documentation complémentaire à lui faire parvenir, des délais à respecter, etc.
• Avise (par liste Internet, accessible avec mot de passe) le comité concerné de l'existence de ce projet de recherche et lui précise son mode de financement,
  • Lorsqu'il s’agit d'une recherche subventionnée, le comité est d'abord avisé du statut transitoire du projet (liste des projets dont la subvention est encore «Indéterminée»). Le comité reçoit ensuite confirmation lorsque la subvention est accordée et que le projet est prêt à démarrer (liste des projets dont la subvention est «Acceptée»). Si la subvention est refusée, l’information est également transmise au comité (liste des projets dont la subvention est «Refusée»).
• Indique au Service des finances, s’il y a lieu, que les fonds afférents à ce projet sont en principe «gelés» jusqu'au moment de l'émission par le comité concerné du «certificat de conformité» requis.

Étape 4
Si un chercheur néglige de transmettre toute l'information requise par le comité, il appartient à ce comité de communiquer avec le chercheur à cet effet.
Enfin, lorsque l'étude du dossier est terminée, le comité enregistre sa décision dans le système informatique et celle-ci est immédiatement communiquée au chercheur. Le comité peut refuser ou approuver un projet et dans ce dernier cas, déterminer la période de validité du «certificat de conformité» ainsi émis. Cette approbation par le comité a pour effet de libérer les fonds au Service des finances et de conférer au chercheur le pouvoir d'entreprendre formellement sa recherche. Un certificat «papier» est émis au chercheur par le comité qui en conserve copie dans ses dossiers pour référence ultérieure le cas échéant.

Étape 5
En temps opportun, soit soixante (60) jours avant la date d'échéance d'un certificat, un nouveau message est acheminé au chercheur par le Vice-rectorat à la recherche et à la création, afin de :

• lui rappeler l’échéance prochaine de son certificat et l'aviser de procéder, s'il y a lieu, à une demande de renouvellement de celui-ci;
• lui rappeler qu’il a la responsabilité de faire les démarches nécessaires auprès du comité concerné;
• lui demander à nouveau de prendre connaissance des renseignements utiles et de compléter le cas échéant les formulaires de demande d'autorisation appropriés.

Le dossier est réactivé auprès du comité, en étant réinscrit dans la liste des projets dont la subvention est «Acceptée».
Le comité communique avec le chercheur lorsque requis. Il analyse la demande de renouvellement du certificat et rend une décision qu'il enregistre ensuite dans le système. Il délivre un nouveau certificat de conformité au chercheur et en verse une copie au dossier. Une communication est effectuée auprès du Service des finances à la date d’échéance d’un certificat, lorsque celui-ci n'a pas été renouvelé, afin d’effectuer à nouveau le gel des fonds, lorsqu'il y a lieu.

Dans le cadre d'un projet de recherche financé par un partenaire privé, il peut arriver que le partenaire demande à un étudiant aux études supérieures, qui participe au projet, de signer une entente de confidentialité conjointement avec l'Université. Le seul document reconnu officiellement par l'Université Laval pouvant être utilisé dans de telles circonstances est l'Entente relative à la confidentialité d'un essai, d'un mémoire de maîtrise, d'une thèse de doctorat" ( - 90 Ko), laquelle a été approuvée par le Comité exécutif de l'Université Laval le 9 novembre 1999. La signature d'une telle entente ne doit, en aucun cas, avoir pour effet de retarder l'obtention d'un diplôme.

Chaque cas est particulier. Plusieurs facteurs peuvent avoir une influence sur le délai qui s'écoule entre le début de la négociation et la signature d'une entente. On note le temps requis pour l'évaluation du projet par les partenaires et la confirmation de leur engagement financier, ainsi que les prérogatives de chaque partie en ce qui a trait notamment à la propriété intellectuelle, aux droits d'exploitation, à la confidentialité des résultats, aux responsabilités des parties et aux clauses d'indemnisation.

Le Conseil d'administration de l'Université Laval, par la résolution CA-2002-140, a confié au Comité exécutif le pouvoir d'approuver toute convention ou entente portant sur la cession ou l'exploitation, sous quelque forme que ce soit, de droits liés à la propriété intellectuelle appartenant à l'Université Laval. Cette résolution vise à s'assurer que les intérêts de l'Université, ceux de ses chercheurs et ceux de ses étudiants sont adéquatement protégés dans les ententes contractuelles.

Les coûts indirects de la recherche sont les coûts qui ne peuvent être associés spécifiquement à un produit, à une fonction ou à une activité. Ils concernent les coûts des services généraux de l'Université tels ceux imputables à l'utilisation des infrastructures, de la Bibliothèque générale, du Service de l'informatique et des télécommunications, du Service des finances ou à la direction des unités, au secrétariat, aux frais d'amortissements, aux coûts d'administration.

Le ministère de l'Éducation du gouvernement du Québec rembourse les frais indirects encourus pour les activités de recherche financées par des subventions libres et sans contraintes obtenues des organismes qu'il accrédite. Cependant, l'Université doit tout mettre en œuvre pour récupérer, en plus des coûts directs applicables, tous les coûts indirects des projets de recherche réalisés en partenariat avec l'entreprise privée et avec les partenaires des secteurs publics et parapublics. Ne pas exiger une contribution à la récupération des coûts indirects de la recherche équivaudrait à exiger de l'Université qu'elle utilise son budget régulier pour absorber ces coûts.

Pour les projets du Fonds d'innovation et du Fonds de relève acceptés entre 2001 et 2005, la FCI vous offre l'opportunité de bénéficier de fonds pour soutenir l'entretien et l'exploitation des infrastructures financées par ces deux programmes. Ce financement comprend les dépenses supplémentaires en personnel ou en entretien non prévues dans votre demande.

Pour ce qui est des dépenses admissibles au FEI, un montant pouvant atteindre 30 % de la contribution initiale versée au projet par la FCI peut vous être octroyé. Selon les règles du Plan institutionnel qui chapeaute l'utilisation de ces fonds, ce montant doit être réparti sur les 5 années suivant la date de démarrage de votre projet.

L'Université peut déposer au maximum deux demandes par année au FEI. Ces demandes proviennent de chercheurs dont le projet a été approuvé. Pour ce faire, le conseiller aux programmes de la FCI vous transmet une copie du plan institutionnel et un tableau indiquant le montant auquel vous avez droit. Vous devez compléter le tableau et le lui retourner. Vos données sont alors inscrites dans la demande globale de l'Université et éventuellement transmises à la FCI.

La FCI analyse la demande et requiert des informations complémentaires au besoin. Après l'avoir approuvée, la FCI fait parvenir une entente de financement globale qui doit être signée par le vice-recteur à la recherche et à la création et le Service des finances. C'est suite à ces démarches que la FCI verse les fonds à l'Université, qui à son tour les met à votre disposition.

Oui, c'est possible. Cependant, avant de procéder, il est impératif que les deux universités s'entendent sur les modalités de transfert d'équipement et que la FCI, le ministère concerné au gouvernement du Québec (MEQ ou MSSS) et les diverses instances universitaires acquiescent à la demande.

Quel taux de FIR doit-on prévoir dans les demandes de financement ?

Pour toute subvention ou contrat administré à l’Université, la règle de base est la suivante :

• Subventions : minimum 15% de FIR sur les dépenses directes
• Contrats : minimum 40% de FIR sur les dépenses directes

Toutefois, la règle de base ne s’applique pas pour :

• Les subventions en provenance des trois conseils fédéraux (CRSH, CRSNG, IRSC) ou du secrétariat des trois conseils
• les subventions ou contrats en provenance des ministères et organismes du gouvernement du Québec : https://oraweb.ulaval.ca/pls/vrr/liste_organisme.accr#QC
• les subventions des organismes agréés par le MELS : https://oraweb.ulaval.ca/pls/vrr/liste_organisme.accr#AU

La règle de base sur la perception des FIR est-elle la même, quelle que soit la faculté qui dépose la demande ?

Oui, la règle de base est la même. Cependant, chaque faculté a la latitude d’exiger  un taux supérieur au taux de base exigé par l’Université. 

Les bourses d’étudiants et de stagiaires postdoctoraux sont-elles assujetties aux FIR ?

Les bourses d’études aux étudiants de tous les cycles et les bourses de stage postdoctoral ne sont pas assujetties aux FIR.

Une bourse d’études est une somme versée à un individu pour lui permettre de poursuivre une formation. L’étudiant boursier n’a pas à faire de travaux particuliers pour le payeur en échange des sommes ou avantages qui lui sont accordés. Il détient  une grande marge de manœuvre dans le déroulement de ses travaux et détient les droits sur les résultats de son projet de recherche.

Les bourses accordées aux étudiants ou aux stagiaires postdoctoraux dans le cadre d’une subvention en partenariat ou d’un contrat sont-elles assujetties aux FIR ?

Seules les rétributions accordées aux étudiants et satisfaisant aux critères énoncés à la question précédente peuvent être qualifiées de bourses et être exemptes de FIR. Pour information complémentaire, voir le point 6.1 et l’annexe 3 du document Modalités de gestion des frais indirects de la recherche.  Ainsi, la rémunération offerte à un étudiant dans le cadre d’une entente contractuelle comportant des obligations envers un tiers, ou dans le cadre d’un programme de partenariat où des droits sont accordés à un tiers, notamment en matière de propriété intellectuelle, ne peut pas être considérée  comme une bourse et est donc assujettie au prélèvement de FIR.

Lorsque la somme versée à un étudiant ou à un stagiaire postdoctoral ne peut pas être considérée comme une bourse, quel est le taux de FIR à prévoir ? 

Le taux de FIR à prévoir sur ce salaire est de 15% minimum dans le cadre d’une subvention et de 40% minimum dans le cadre d’un contrat. 

Dans le cas exceptionnel où la somme versée à un étudiant ou à un stagiaire postdoctoral dans le cadre d’un contrat ou d’une subvention en partenariat est réellement une bourse et correspond à la définition inscrite au point 6.1 du document de référence, quelle est la procédure pour en aviser le Service des finances ?

Dans un tel cas, la fiche de transmission au Service des finances devra être accompagnée du formulaire « Attestation de bourses » signé par le titulaire principal du financement. Ce formulaire est disponible dans l’Intranet du VRRC. Le technicien du Service des finances exigera ce document, sans quoi il appliquera des FIR sur la partie du financement prévue pour la rémunération des étudiants.

Il sera également important de préciser cette information dans SIRUL ainsi que dans la demande de financement à l’organisme.

Les bourses de stagiaires d’été sont-elles assujetties aux mêmes règles que les bourses des cycles supérieurs ?

Oui, les règles sont les mêmes.

Les subventions salariales sont-elles assujetties aux FIR ?

Les sommes versées pour le paiement partiel ou complet du salaire de base d’un professeur ne sont pas assujetties aux FIR. Ces sommes peuvent provenir d’un programme de bourse salariale, d’une Chaire de recherche industrielle, d’une allocation pour dégagement de recherche, etc.

Par contre, une contribution salariale en sus du salaire de base accordée à l’institution pour compenser le temps qu’un chercheur investit à un projet dans le cadre d’un contrat de recherche ou d’une subvention est assujettie aux FIR.

Des FIR sont-ils applicables sur une allocation pour un dégagement de recherche ?

Une allocation de dégagement de recherche sert à embaucher un chargé de cours en vue de libérer le professeur pour qu’il consacre plus de temps à ses activités de recherche.  L’allocation pour le dégagement de recherche n’est pas assujettie aux FIR. Elle est traitée comme une subvention salariale.

Les taux de FIR à prévoir sont-ils les mêmes pour les projets réalisés au sein des centres de recherche des établissements affiliés ?

Les règles de l’Université s’appliquent à tous les projets dont le financement est administré à l’Université, qu’ils soient réalisés sur le campus ou hors campus, incluant  dans les centres affiliés.  

Toutefois, dans le cas où une subvention d’un organisme non agréé est administrée à l’Université et que les travaux sont exécutés dans un établissement affilié, l’Université accepte que les FIR soient fixés au taux maximal permis par l’organisme si ce taux est inférieur à 15% (CE-2007-474).

Les taux de FIR sont-ils les mêmes pour les financements administrés dans les centres de recherche des établissements affiliés ?

Non, les établissements affiliés ne sont pas régis par les règles du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), mais plutôt par celles du ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS). Il n’y a pas eu d’harmonisation entre les directives des deux ministères provinciaux concernés. Les chercheurs doivent s’informer auprès de l’établissement affilié pour connaitre les règles à respecter.  

Le MELS pénalisera-t-il les universités pour les FIR non perçus sur les financements administrés dans les établissements affiliés à l’Université Laval ?  

Non, l’Université n’est responsable que des FIR prélevés sur les budgets de recherche qu’elle administre.

Dans le cas où le financement est administré par l’Université Laval et que les travaux de recherche sont réalisés dans les établissements affiliés, l’Université Laval est responsable de la perception des FIR et a l’obligation de les percevoir selon les directives du MELS.  

Le financement provenant des fonds internes des centres de recherche des établissements affiliés, des établissements affiliés ou de leurs fondations  sont-ils assujettis aux FIR?

Non.  Ces financements sont exemptés des FIR.

Le financement pour l’organisation d’un colloque ou d’un congrès est-il assujetti aux FIR ?

Le financement n’est pas assujetti aux FIR s’il est accordé exclusivement pour l’organisation d’un colloque ou d’un congrès scientifique. On comprend que les dépenses reliées à l’organisation du colloque ou du congrès sont alors les seules dépenses prévues dans la demande de financement.  Cependant, même si ce type de financement n’est pas assujetti aux FIR, des FIR doivent être inclus au budget si les règles en vigueur au sein de l’organisme le permettent.

Le financement de colloque ou de congrès à caractère scientifique, visant la préparation d’activités de recherche ou la diffusion de résultats, est inscrit dans   SIRUL, quelle que soit la source de financement. Par contre, les colloques ou congrès d’autre nature ne sont pas inscrits dans SIRUL: ils relèvent du Service des finances et sont soumis aux règles de gestion de ce service.

Dans le contexte où l’Université Laval n’exige pas de FIR pour le financement lié à l’organisation de colloques et de congrès, si de tels frais étaient tout de même réclamés à l’organisme de financement, seraient-ils versés à la faculté ou conservés par l’Université ?

Si le financement provient d’un ministère ou organisme relevant du gouvernement du Québec ou d’un organisme agréé par le MELS, les FIR prélevés sont versés à la faculté. 

Comment doit-on traiter les subventions provenant des consortiums et regroupements de recherche québécois en matière de FIR ? 

Les regroupements stratégiques du Fonds de recherche du Québec - Société et Culture (FRQ-SC), du Fonds de recherche du Québec - Nature et technologie  (FRQ-NT) et les réseaux thématiques du Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQ-S) ne sont pas assujettis aux FIR.

Par contre, les subventions provenant des consortia ou regroupements tels que les suivants sont assujetties à la règle de base (au moins 15%) : Consortium québécois sur la découverte du médicament (CQDM), Consortium de recherche sur les innovations en bioprocédés industriels au Québec (CRIBIQ), NanoQuébec, Ouranos, Prompt-Québec, Consortium en innovation numérique du Québec (CINQ) (auparavant Hexagram), Consortium de recherche et d’innovation en aérospatiale au Québec  (CRIAQ).

Quel taux de FIR doit-on prévoir pour un contrat ?

Le taux de FIR pour les contrats doit être au minimum de 40 %. Les facultés ont toutefois la latitude d’exiger un taux de FIR plus élevé.

La règle s’applique à tous les contrats, incluant ceux en provenance des organismes agréés par le MELS et eux qui relèvent du gouvernement fédéral. Seuls les contrats conclus avec les ministères et organismes qui relèvent du gouvernement du Québec ne sont pas assujettis aux FIR.

Les dérogations aux règles de prélèvement des FIR sont-elles permises ?

Les demandes de dérogation aux règles de gestion des FIR ne sont plus acceptées. Si un organisme ne permet pas que des FIR soient inclus au budget ou lorsque le taux de FIR permis est inférieur à celui de la règle de base, le chercheur doit en discuter avec le conseiller facultaire et avec le signataire autorisé au sein de la faculté (généralement le vice-doyen à la recherche). Dans ces cas, un dégagement de ressources devrait être envisagé. Cette procédure consiste à générer une économie au budget de fonctionnement de l’unité par la récupération de salaire et d’avantages sociaux d’un employé de l’Université ou de toute autre dépense admissible par l’organisme de financement. Dans l’impossibilité de réclamer les FIR au taux prescrit ou de les récupérer par un dégagement de ressources, la faculté devra les assumer.

Doit-on prévoir des FIR sur les équipements ?

Les appareils, équipements, instruments scientifiques, logiciels et bases de données devant servir à la recherche et d’’une valeur individuelle de plus de 7 000 $ sont exempts de FIR  lorsqu’ils sont précisés comme tels au budget.

Il n’y a pas de FIR à prévoir dans le cadre des demandes de financement à la Fondation canadienne pour l’Innovation. 

Dans SIRUL, le montant total des équipements dont la valeur individuelle est inférieure à 7 000 $ est inscrit sous le code SIRUL « équipements < 7 000 $ ».  Le montant total des équipements dont la valeur individuelle dépasse 7 000 $ doit être inscrit sous le code SIRUL « équipements > 7 000 $ ».

Les sommes versées à des fins de recherche à la Fondation de l’Université Laval sont-elles exemptes de FIR ?

Les dons, au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu, sont exempts de FIR. Un don se définit comme un transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur et sans perspective de rendement. Le donateur ne doit s’attendre à aucun avantage. 

Les sommes versées par la Fondation de l’Université Laval à des fins de recherche sont exemptes de FIR si elles répondent à la définition de dons et si elles ne comportent pas d’entente ou de convention conclue avec un tiers lui accordant un quelconque avantage ou bénéfice possible.

Doit-on réclamer des FIR si le financement est destiné uniquement à couvrir des frais de déplacement et de séjour ?

Les octrois destinés exclusivement à couvrir des frais de déplacement et de séjour sont exemptés de FIR par l’Université. Dans ces cas, les frais de déplacements et de séjour devraient être les seules dépenses prévues au budget. Cependant, même si ce type de financement n’est pas assujetti aux FIR, des FIR doivent être inclus au budget si les règles en vigueur au sein de l’organisme le permettent.

Dans le contexte où l’Université Laval n’exige pas de FIR pour le financement destiné exclusivement aux frais de déplacement et de séjour, si de tels frais sont tout de même réclamés à l’organisme de financement, seront-ils versés à la faculté ou conservés par l’Université ?

Si le financement provient d’un ministère ou organisme relevant du gouvernement du Québec ou d’un organisme agréé par le MELS, les FIR prélevés sont versés à la faculté. 

Les subventions servant uniquement à payer des frais de déplacement doivent-elles être saisies dans SIRUL ?

La subvention doit être inscrite dans SIRUL si les déplacements sont liés à des activités de recherche (présentation à un colloque scientifique, participation à un projet de recherche, collaboration avec une équipe de recherche, etc.). Toutefois, si la subvention est accordée dans le cadre d’une coopération internationale non liée à une activité de recherche, elle ne doit pas être inscrite dans SIRUL.

Quels sont les organismes pour lesquels l’Université peut recevoir des FIR du gouvernement du Québec ?

Il en existe deux catégories :

• Catégorie 1 : Cette catégorie regroupe les ministères provinciaux et organismes relevant directement du gouvernement du Québec. Pour accéder à la liste de ces organismes, suivre le lien suivant : https://oraweb.ulaval.ca/pls/vrr/liste_organisme.accr#QC

• Catégorie 2 : Cette catégorie regroupe les organismes agréés par le MELS.  Il s’agit d’organismes qui ne relèvent pas du gouvernement du Québec mais que le MELS reconnait comme admissibles au versement de FIR aux universités.  Pour accéder à la liste de ces organismes, suivre le lien suivant : https://oraweb.ulaval.ca/pls/vrr/liste_organisme.accr#AU

Qu’entend-on par « organismes agréés par le MELS » ?

Il s’agit d’organismes qui ne relèvent pas du gouvernement du Québec mais que le MELS reconnait comme admissibles au versement de FIR aux universités.  Pour accéder à la liste des organismes agréés, suivre le lien suivant : https://oraweb.ulaval.ca/pls/vrr/liste_organisme.accr#AU

Sur quelle base le MELS décide-t-il d’agréer un organisme de financement?

Le MELS prend la décision d’accorder ou non un agrément à un organisme après considération de la recommandation d’un comité mixte composé de membres de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ), ainsi que du  MELS ou, après considération de la recommandation du Fonds de Recherche Québec – Santé.

Les organismes sont agréés sur la base des critères suivants :

• leur financement ne provient pas majoritairement de fonds publics autres que québécois (organismes municipaux, provinciaux, nationaux ou internationaux);
• les subventions sont accordées à la suite d’appels d’offres;
• le processus de sélection des récipiendaires est effectué au moyen d’un jury de pairs.  

Quels sont les taux de FIR versés par le MELS ? 

Le taux varie selon le type d’organisme (ministères et organismes du gouvernement du Québec ou organismes agréés), le type de financement (subvention ou contrat), la discipline de recherche (lourde ou légère), le lieu d’administration et d’exécution de la recherche (université ou établissement de santé et de services sociaux).  Les taux sont décrits dans les Règles budgétaires du MELS servant au calcul du financement des universités. Ils sont sujets à révision annuellement. 

Le tableau suivant résume le pourcentage de FIR versés par le MELS selon les règles budgétaires de  2011-2012 :

_{(1) Disciplines lourdes/légère
(2) Etablissement de santé et de services sociaux affilié
(3) Cette catégorie exclut les ministères et organismes du gouvernement du Québec.}

IMPORTANT :

• Subventions d’organismes agréés : Lorsque les fonds sont administrés par l’Université et les travaux de recherche exécutés à l’Université, le MELS recommande aux universités de réclamer des FIR additionnels directement auprès des organismes agréés afin d’atteindre les taux réels de FIR assumés par les universités, estimés à 60% et 45% pour les disciplines lourdes et légères, respectivement.  Sans l’exiger, l’Université recommande fortement que des FIR soient inclus dans les demandes transmises aux organismes agréés, lorsqu’applicable.
• Contrats d’organismes agréés : Le MELS ne verse pas de FIR pour les contrats provenant d’organismes agréés. Il faut donc prévoir des FIR au budget en conformité avec les règles en vigueur à l’Université Laval, soit un minimum de 40%. Pour les contrats administrés dans les établissements de santé et de services sociaux, veuillez vous en référer aux règles appliquées dans ces établissements.

Qui bénéficie  des FIR réclamés en sus des FIR versés directement par le gouvernement provincial pour les organismes agréés?

Les FIR réclamés au budget d’une subvention ou d’un contrat provenant d’un organisme agréé sont versés à la faculté.

Que faire quand les FIR ne sont pas admissibles par l’organisme et qu’il n’y a aucune façon de générer une économie au fonds de fonctionnement de l’unité ou de la faculté (dégagement de ressources) ?

Dans un tel cas, la faculté doit assumer les FIR à même son budget facultaire de FIR.  Elle devra alors juger du bien-fondé et des impacts financiers liés à la signature de la demande.

Lorsqu’un dégagement de ressources est possible, de quelle façon doit-on en aviser le Service des finances ?

Inscription à SIRUL

Au moment de l’inscription du projet à SIRUL, il est important de cocher la case « dérogation conditionnelle ».  Le fait de cocher cette case signifie clairement au Service des finances que le budget présenté à l’organisme prévoit une dépense permettant de générer une économie au fonds de fonctionnement de l’unité et couvrant la valeur complète ou partielle des FIR qui auraient dû être réclamés.  Il va de soi que cette dépense doit respecter les règles de l’organisme de financement en matière de dépenses admissibles. 

Il faut également identifier dans SIRUL le montant prévu sous le type de dépenses « dégagement de ressources ».

Fiche de transmission au Service des finances

Si les FIR sont compensés par un « dégagement de ressources », la fiche de transmission au Service des finances devra indiquer quelle dépense est dégagée dans le champ « Remarques ».  S’il s’agit d’un dégagement salarial, c’est le nom de la personne qui sera dégagée pour participer au projet qui doit être inscrit.  Le responsable administratif facultaire doit être informé puisqu’il devra procéder à l’écriture comptable requise pour compléter la transaction.

En procédant ainsi, vous signifiez au Service des finances que les FIR manquants au budget n’ont pas à être réclamés à la faculté. Par contre, le Service des finances s’attendra à recevoir les écritures comptables selon la procédure inscrite à l’annexe 4 du document de référence (« Modalités de gestion des frais indirects de recherche »). En l’absence de cette demande de transfert, le Service des finances se verra dans l’obligation d’appliquer la règle de base et de ponctionner le budget de FIR de l’unité pour les FIR non perçus directement au budget du projet.

Qui doit compléter les écritures comptables afin que la récupération des dépenses s’exécute adéquatement?

C’est la faculté qui est responsable de compléter les écritures appropriées et de les acheminer au Service des finances.  Celui-ci effectuera cependant un suivi sur les écritures non produites.

Comment doit-on planifier la valeur des FIR à récupérer au budget dans le cas où l’organisme ne paie pas de FIR et où le budget est distribué entre plusieurs universités?

Dans un tel cas, l’Université exigera que des économies équivalentes aux FIR soient prévues au budget en se basant sur la portion de la subvention qui restera à l’Université Laval.  Ainsi, s’il est établi dès le départ que 40% d’une subvention de 100 000$ sera transféré dans une autre université, la valeur des FIR à récupérer sera calculée sur le 60 000$ qui sera conservé à l’Université Laval.

Dans SIRUL, la valeur des montants transférés vers d’autres universités doit être identifiée dans le type de dépenses « transferts externes ».

De quelle façon se répartissent les FIR entre l’Université Laval et les facultés?

• Sur le 15 % minimum devant être perçu dans le cas des subventions, l’Université en conserve la totalité.  Tout excédent à ce taux minimum est automatiquement transféré dans des comptes facultaires de FIR.
• Sur le 40 % minimum devant être perçu dans le cas des contrats, l’Université en conserve 25 %. La portion restante est automatiquement transférée dans les comptes facultaires de FIR.
• Si les taux de FIR devant être attribués à l’Université ne sont pas atteints (15 % pour les subventions et 25 % pour les contrats), le Service des finances effectue les ponctions nécessaires dans les comptes facultaires de retour des FIR. En cas d’insuffisance de fonds, l’unité détermine une autre source de fonds permettant la récupération du manque à gagner.

Il est important de noter que ce mode de partage ne s’applique pas aux FIR versés directement à l’Université par le gouvernement fédéral ou par le MELS. 

De quelle façon sont répartis les FIR pour les projets multifacultaires ?

La portion des FIR qui doit retourner aux facultés est versée à l’unité administrative qui gère les fonds.  Dans la plupart des cas, il s’agit de la faculté à laquelle est rattaché le titulaire principal du financement. Au besoin, cette faculté pourra redistribuer une partie des FIR qui lui sont versés après entente avec les autres facultés concernées.

De quelle façon sont répartis les FIR pour les entités/centres multifacultaires ?

La portion des FIR qui doit retourner aux facultés est versée à l’unité administrative qui gère les fonds. Dans le cas des entités/centres multifacultaires, il s’agit du centre lui-même.  Dans un tel cas, les ponctions financières liées à un manque à gagner de FIR devront également être faites auprès de cette même unité administrative.

De quelle façon sont répartis les FIR fédéraux entre l’Université Laval et les établissements de santé et de services sociaux affiliés?

Les FIR versés par le gouvernement fédéral sur les financements accordés par l’un ou l’autre des trois conseils subventionnaires fédéraux ont fait l’objet d’une entente de partage entre l’Université Laval et les établissements de santé et de services sociaux affiliés.  Ainsi, 80 % des revenus de FIR liés aux activités de recherche réalisées au sein des centres de recherche affiliés sont retournés aux établissements qui les hébergent.

Le financement accordé à un réseau de recherche est-il assujetti aux frais indirects?

La portion du financement qui est dédiée à la gestion d’un réseau n’est pas assujettie aux FIR puisque le MELS considère qu’elle constitue en soi des frais indirects.  Le réseau doit cependant être reconnu par le MELS.

La portion du financement qui est dédiée aux activités de recherche est assujettie aux FIR lorsqu’elle provient d’un organisme non agréé.  Chaque projet financé par le réseau doit alors faire l’objet d’une inscription à SIRUL avec les FIR appropriés.

Toutefois, dans le cas des transferts de fonds vers d’autres universités, l’Université Laval n’exigera pas que des FIR soient prévus dans la demande.  Le responsable du réseau a la responsabilité de vérifier les exigences des autres universités impliquées et de les prévoir dans la demande.  Les transferts de fonds s’effectueront en conformité avec les montants financés pour chaque projet ou établissement impliqué.

Les mandats de sous-traitance doivent-ils être obligatoirement officialisés par contrat ?

Oui, s’ils sont inclus à un financement de recherche et afin de confirmer l’exemption de FIR.

Dans le cadre d’une subvention, les contributions des partenaires sont-elles assujetties aux FIR?

Oui, mais uniquement pour les organismes partenaires qui ne sont pas agréés.  Un taux de FIR de 15 % minimum doit alors être prévu au budget.

Toutefois, des FIR soient financés par le MELS sur la participation financière d’un organisme pourvoyeur à but non lucratif ou d’une entreprise partenaire à un projet de recherche, dans les conditions suivantes : (1) la participation du partenaire se fait sous forme de subvention de recherche (2) et est une condition obligatoire (imposée par l’organisme principal pourvoyeur des fonds) pour l’obtention d’un octroi de recherche provenant d’un ministère ou organisme du gouvernement du Québec ou d’un organisme à but non lucratif agréé. Dans cette situation spécifique, les contributions des partenaires ne sont donc pas assujetties aux FIR.

Comment doit-on appliquer les FIR dans le cas où, en cours de financement, l’un des partenaires est remplacé?

Dans un tel cas, le taux de FIR en vigueur pour les autres partenaires (dans le cadre spécifique de cette entente) doit être respecté et appliqué au financement accordé par le nouveau partenaire.

Le financement dédié spécifiquement pour du « temps navire » est-il assujetti aux FIR ?

Généralement, ce type de financement est redirigé vers la Garde côtière afin de défrayer une période fixe d’utilisation d’un navire.  Dans un tel cas, le financement devrait être inscrit à SIRUL comme de la sous-traitance et faire l’objet d’un contrat avec la Garde côtière.  Dans de telles conditions, le financement ne sera pas soumis aux FIR.

Lors de transferts interinstitutionnels, les FIR doivent-ils être également transférés ?

Transfert de l’Université Laval vers d’autres établissements

L’Université Laval effectue le transfert en respectant le taux de FIR qui a été perçu auprès de l’organisme de financement pour la composante du budget qui est transférée vers une autre université.  Ainsi, si le taux global perçu est de 15 %, le transfert comprendra des FIR de 15 %.  Si l’Université n’a perçu aucuns FIR, le transfert sera exempt de FIR.  Si le budget ne prévoit des FIR que sur la portion conservée par l’Université Laval, le transfert sera exempt de FIR.

Transfert d’autres établissements vers l’Université Laval

Les montants reçus d’autres établissements font l’objet de l’application des modalités de gestion qui prévalent à l’Université Laval.