La règle de base de l'Université Laval, quant au prélèvement des frais indirects de recherche, est fixée à :
 
- subventions : minimum de 15 % de toutes les dépenses directes
- contrats : minimum de 40 % de toutes les dépenses directes

La règle de partage des revenus de frais indirects entre l'Université Laval et ses facultés prévoit que :
 
- subventions : 15 % sera conservé par l'Université Laval
- contrats : 25 % sera conservé par l'Université Laval
 
Tout excédent au taux conservé par l'Université Laval sera automatiquement transféré dans le compte facultaire de FIR. Si les taux institutionnels ne sont pas atteints, le Service des finances effectuera les ponctions nécessaires dans les comptes facultaires de FIR.

Exemptions selon l'organisme

• Organismes et ministères agréés par le MELS

  • Organismes et ministères du gouvernement du Québec (exemptions pour les subventions et les contrats)Autres organismes agréés par le MELS (exemptions pour les subventions seulement)

• Conseils fédéraux

  • Financement accordé par le CRSNG, le CRSH, les IRSC et le secrétariat des trois conseils fédéraux.

• Organismes agréés partiellement par l'Université Laval

  • Taux accepté : AUF (10 %) ; ACDI (12 %), CRDI (13 %), NIH (8 %)

• Sommes versées à des fins de recherche par l'Université, ses facultés ou sa Fondation

  • Université Laval - Budget de développement de la recherche (BDR)
  • Université Laval - Fonds internes - budget de fonctionnement
  • Université Laval - Fonds de dotation
  • Fondation de l'Université Laval :
    • exemption conditionnelle à ce qu'il n'y ait pas d'entente ou de convention conclue avec un tiers
    • seuls les DONS, tels que définis par la Loi de l'impôt sur le revenu, sont exempts de FIR

Exemptions basées sur le type de dépenses

• Équipements

  • Les équipements d'une valeur de plus de 7 000 $, lorsque précisés au budget
  • Les financements applicables à des projets de la FCI

• Prix d'excellence, bourses d'études et bourses postdoctorales

  • Seules les bourses, telles que définies par la Loi de l'impôt sur le revenu, sont exemptes de FIR
  • Les prix d'excellence, les bourses d'études aux étudiants de tous cycles et les bourses de stage postdoctorales accordées au mérite, et par concours.

La rémunération offerte à un étudiant dans le cadre d'une convention comportant des obligations envers un tiers, y compris dans le cadre d'un programme de partenariat dans lequel des droits sont consentis à un tiers notamment en matière de propriété intellectuelle, ne peut être considérée comme une bourse et est donc assujettie au prélèvement des FIR.
 

• Subventions salariales

  • Les sommes versées pour le paiement partiel ou complet du salaire d'un professeur

• Frais de déplacements et de séjour

  • Les octrois destinés exclusivement à couvrir des frais de déplacement et de séjour

• Colloques et congrès

  • Les financements pour l'organisation de colloques et de congrès scientifiques ne sont pas assujettis aux FIR. Cependant, des FIR doivent être inclus au budget si les règles en vigueur au sein de l'organisme le permettent.

• Sous-traitance

  • La sous-traitance est exempte de FIR si elle répond à la définition suivante : se veut une action par laquelle le chercheur responsable d'une subvention ou d'un contrat de recherche confie à une organisation externe la production d'un bien ou la prestation d'un service, au lieu de la prendre en charge lui-même à l'interne ou de la faire exécuter par un des membres de son équipe.
  • Le sous-traitant externe ne doit pas utiliser les ressources universitaires (matérielles et humaines) pour exécuter les tâches qui lui sont confiées.
  • Les modalités d'exécution des travaux doivent être définies dans un contrat entre l'Université Laval et le sous-traitant.

Les sommes versées par des partenaires non agréés qui contribuent au financement d'une subvention, dans le cadre d'un programme de subvention en partenariat, sont assujetties à l'application des frais indirects de la recherche. Le taux de FIR s'établit alors à un minimum de 15 % de la contribution en espèces du partenaire.

Pour les organismes de financement qui ne permettent pas que des frais indirects soient inclus au budget lié au financement qu'ils accordent, la faculté d'appartenance du chercheur doit faire en sorte d'utiliser une autre voie afin de permettre à l'Université Laval de récupérer les frais encourus pour la gestion de ces projets. Dans un tel contexte, la faculté pourra approuver la demande de financement conditionnellement à ce qu'une économie équivalente à la valeur des frais indirects soit générée au fonds de fonctionnement de l'unité. Il pourra s'agir de la récupération d'une portion d'un salaire ou de toute autre dépense admissible selon les règles de l'organisme de financement.

Dans le contexte de la nouvelle réglementation, les demandes de dérogation aux frais indirects
 ne sont plus acceptées par le Vice-rectorat à la recherche.